Hakijoiden esikarsinta: opas pienelle yritykselle

Kun työpaikkailmoitus on ollut auki pari päivää, hakemuksia voi olla kymmeniä. Kaikkia ei ehdi haastatella, eikä tarvitse. Esikarsinnassa valitset ne hakijat, jotka kannattaa kutsua haastatteluun.

Tämä opas on tehty pienelle yritykselle, jossa rekrytoinnin hoitaa yrittäjä, esihenkilö tai vuorovastaava muun työn ohessa. HR-osastoa ei tarvita.

Mitä esikarsinta on

Esikarsinta on vaihe hakemusten ja haastattelujen välissä. Sen tavoite on yksinkertainen: löytää hakijat, jotka täyttävät työn tärkeimmät vaatimukset ja joihin kannattaa käyttää haastatteluaikaa.

Esikarsinta ei vielä päätä, kuka saa paikan. Se rajaa joukon sopivan kokoiseksi.

Esikarsinnan voi tehdä monella tavalla:

• Luet hakemukset ja CV:t ja valitset niiden perusteella.
• Soitat hakijoille lyhyen puhelun ennen haastattelua.
• Kysyt kaikilta samat lyhyet kysymykset jo hakemuksen yhteydessä ja vertaat vastauksia.

Tämä opas keskittyy kolmanteen tapaan, koska se toimii hyvin, kun hakijoita on paljon ja aikaa vähän. Samat periaatteet auttavat kuitenkin myös, jos luet CV:itä tai soitat.

Miksi esikarsinta kannattaa

Haastattelu vie aikaa. Ajan sopiminen, valmistautuminen, itse haastattelu ja muistiinpanot vievät helposti tunnin hakijaa kohden. Kymmenen haastattelua on jo työpäivä.

CV ei vastaa sinun kysymyksiisi. CV kertoo, mitä hakija on tehnyt. Se ei yleensä kerro, voiko hän tehdä iltavuoroja, onko hänellä hygieniapassi tai milloin hän voi aloittaa. Juuri nämä asiat ratkaisevat usein, kannattaako haastattelua sopia.

Vertailu on helpompaa. Kun jokainen hakija vastaa samoihin kysymyksiin, vastauksia voi verrata suoraan. Vapaamuotoisista hakemuksista sama tieto pitää kaivaa esiin, jos se ylipäätään löytyy.

Hakija saa vastauksen nopeammin. Kun karsinta on selkeä, voit kertoa hakijoille tilanteen aiemmin. Se on reilua ja parantaa yrityksesi mainetta työnantajana.

1. Päätä vaatimukset ennen ilmoitusta

Tärkein vaihe tehdään ennen kuin ensimmäinen hakemus saapuu. Kirjoita ylös, mitä työ oikeasti vaatii. Erottele pakolliset vaatimukset ja plussat.

Pakollisia vaatimuksia kannattaa olla vain 2–4. Jos listalla on kymmenen pakollista asiaa, osa niistä on todennäköisesti toiveita.

Hyvä nyrkkisääntö: jokaisen vaatimuksen pitää liittyä työhön. Laki edellyttää samaa. Työnantaja saa käsitellä vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja, ja sääntö koskee myös työnhakijoita (laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 2 ja 3 §). Ikä, perhetilanne tai terveydentila eivät kuulu esikarsintaan. Lue lisää oppaasta Haastattelukysymykset.

Kun vaatimukset ovat paperilla, työpaikkailmoituksen kirjoittaminen on myös helpompaa. Katso ohjeet työpaikkailmoitukseen.

2. Valitse 4–7 kysymystä

Esikarsinnan kysymysten pitää olla niin lyhyitä, että hakija vastaa niihin noin 10–15 minuutissa. Pitkä kysely karsii myös hyviä hakijoita, varsinkin jos heillä on jo työpaikka.

Neljästä seitsemään kysymystä riittää yleensä. Tee jokaisesta kysymyksestä pari jonkin vaatimuksen kanssa:

Jos kysymykselle ei löydy paria, mieti, tarvitsetko sitä.

Muutama vinkki:

• Kysy yksi asia kerrallaan. "Milloin voit aloittaa ja mitä vuoroja voit tehdä?" on kaksi kysymystä.
• Laita nopeat kysymykset alkuun. Kyllä/ei- ja valintakysymykset ensin, kirjoitettavat sen jälkeen. Hakija pääsee hyvin alkuun.
• Kirjoita selkeää yleiskieltä. Vältä talon sisäisiä lyhenteitä.

Valmiita esimerkkejä eri tehtäviin löydät oppaasta Haastattelukysymykset.

3. Valitse jokaiselle kysymykselle vastaustapa

Kaikkiin kysymyksiin ei kannata vastata samalla tavalla. Valitse vastaustapa sen mukaan, mitä haluat tietää.

Kyllä/ei- ja valintakysymykset ovat nopeimpia sekä hakijalle että sinulle. Niillä pakolliset vaatimukset tarkistetaan hetkessä.

Tekstivastaus sopii useimpiin avoimiin kysymyksiin. Pidä kysymys lyhyenä ja kerro tarvittaessa, kuinka pitkää vastausta odotat.

Videota kannattaa käyttää harkiten. Se sopii, kun suullinen viestintä on työn ydintä, esimerkiksi asiakaspalvelussa. Jos työ ei vaadi puhumista asiakkaille, jätä video pois. Videossa näkyy myös hakijan ulkonäkö, ja se voi vaikuttaa arvioon huomaamatta. Moni toimiva esikarsinta tehdään kokonaan valinta- ja tekstikysymyksillä.

Muista, että hakija voi vastata koneella tai puhelimella. Lyhyet, selkeät kysymykset toimivat molemmilla.

4. Kysy kaikilta samat kysymykset

Kun kaikki vastaavat samoihin kysymyksiin, hakijat ovat samalla viivalla. Kukaan ei pääse jatkoon vain siksi, että osasi kirjoittaa vakuuttavan saatekirjeen tai sattui vastaamaan puhelimeen sopivalla hetkellä.

Samat kysymykset auttavat myös perustelemaan valintoja. Tasa-arvolain mukaan työnantajan on pyynnöstä annettava kirjallinen selvitys valintaperusteistaan hakijalle, joka katsoo tulleensa syrjityksi sukupuolen perusteella (tasa-arvolaki 10 §). Kun vaatimukset ja kysymykset on kirjattu etukäteen, selvitys on helppo antaa.

Jos huomaat kesken haun, että jokin kysymys puuttuu, älä kysy sitä vain osalta. Lisää se kaikille tai kysy se myöhemmin haastattelussa kaikilta haastateltavilta.

5. Käy vastaukset läpi yhdellä istumalla

Hakemusten lukeminen sitä mukaa kuin niitä tulee tuntuu tehokkaalta, mutta se vaikeuttaa vertailua. Ensimmäinen hyvä hakija näyttää helposti paremmalta kuin onkaan, koska vertailukohtaa ei vielä ole.

Parempi tapa:

1. Varaa aika. Esimerkiksi tunti hakuajan päätyttyä, tai jatkuvassa haussa kerran tai kaksi viikossa.
2. Tarkista ensin pakolliset vaatimukset. Kyllä/ei- ja valintakysymysten vastauksista näet nopeasti, kuka täyttää ne.
3. Lue sitten avoimet vastaukset. Arvioi niitä hakijoita, jotka täyttävät pakolliset vaatimukset.
4. Kirjaa lyhyt perustelu. Yksi lause riittää: "Ei voi tehdä iltoja" tai "Hyvä vastaus asiakastilanteeseen".

Jos mahdollista, lue saman kysymyksen vastaukset kaikilta hakijoilta peräkkäin. Silloin vertaat vastauksia toisiinsa, et hakijan kokonaisvaikutelmaan.

6. Lajittele hakijat pinoihin

Yksinkertainen tapa pitää esikarsinta järjestyksessä on jakaa hakijat neljään pinoon:

• Uudet: hakijat, joiden vastauksia et ole vielä käynyt läpi.
• Ehkä: täyttää vaatimukset, mutta et ole vielä varma.
• Jatkoon: kutsutaan haastatteluun.
• Ei tällä kertaa: ei täytä pakollisia vaatimuksia tai muut hakijat sopivat paremmin.

Pinot toimivat taulukossa, paperilla tai rekrytointityökalussa. Pikahaastiksessa ne ovat valmiina, ja hakijakortin voi raahata pinosta toiseen (katso ominaisuudet).

Ehkä-pino on hyödyllinen. Kaikkea ei tarvitse päättää heti. Kun Jatkoon-pino on valmis, käy Ehkä-pino läpi vielä kerran ja vertaa sitä Jatkoon-pinoon.

Jatkoon-pinon koko riippuu siitä, montako henkilöä palkkaat ja paljonko aikaa haastatteluihin on. Yhteen paikkaan muutama haastateltava riittää usein. Jos Jatkoon-pinossa on kymmenen nimeä, vaatimukset kannattaa ehkä tarkistaa.

7. Arvioi tiimin kanssa, mutta ensin erikseen

Jos rekrytoit yhdessä esihenkilön, vuorovastaavan tai yhtiökumppanin kanssa, sopikaa pelisäännöt etukäteen.

Arvioikaa ensin erikseen. Kun jokainen antaa oman arvionsa ennen kuin näkee muiden arviot, toisen mielipide ei ohjaa omaa. Vertailkaa arvioita vasta sen jälkeen.

Sopikaa, mitä tähdet tarkoittavat. Jos käytätte esimerkiksi tähtiä yhdestä viiteen, päättäkää yhdessä, mitä kolme tähteä tarkoittaa. Muuten yhden kolme on toisen neljä.

Kirjoittakaa muistiinpanoihin havaintoja, ei tulkintoja. "Ei hygieniapassia, kertoo hankkivansa sen ennen aloitusta" on havainto. "Vaikutti vähän laiskalta" on tulkinta, jota on vaikea perustella. Kirjoita muistiinpanot niin, että voisit näyttää ne hakijalle. Hakijalla on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus saada pääsy itseään koskeviin tietoihin.

Arvioikaa vastauksen sisältöä. Kirjoitusvirheet, puhetapa tai ulkonäkö eivät kerro työssä pärjäämisestä, ellei työ juuri niitä vaadi. Esikarsinnan kysymykset ovat sitä varten, että arvio perustuu työn vaatimuksiin.

Yhdenvertaisuuslaki kieltää syrjinnän esimerkiksi iän, alkuperän, kielen, terveydentilan tai perhesuhteiden perusteella (yhdenvertaisuuslaki 8 §). Erilainen kohtelu on sallittua vain, jos se perustuu työn todellisiin ja ratkaiseviin vaatimuksiin ja on oikeasuhtaista (12 §). Esimerkiksi suomen kielen taitoa saa vaatia, jos työssä palvellaan asiakkaita suomeksi.

8. Vastaa kaikille hakijoille

Hakija on käyttänyt aikaa hakemukseen. Hän ansaitsee vastauksen myös silloin, kun vastaus on ei.

• Kerro aikataulu jo ilmoituksessa. Esimerkiksi: "Käymme hakemukset läpi hakuajan päätyttyä ja otamme yhteyttä viikolla 46."
• Kutsu haastatteluun nopeasti. Hyvät hakijat hakevat usein muitakin paikkoja.
• Vastaa myös niille, jotka eivät jatka. Lyhyt ja ystävällinen viesti riittää.
• Jatkuvassa haussa vastaa sitä mukaa kuin käyt hakemuksia läpi. Älä anna hakemusten odottaa viikkokausia.

Esimerkki lyhyestä vastauksesta:

Hei Aino,

kiitos hakemuksestasi kokin paikkaan. Valitsimme tällä kertaa haastatteluun muita hakijoita. Toivotamme onnea työnhakuun!

Terveisin, Mikko / Ravintola Esimerkki

Kun paikka on täytetty, kerro siitä myös Ehkä-pinon hakijoille.

Esimerkki: kahvilan tarjoilijan esikarsinta

Kuvitellaan kahvila, joka hakee yhtä osa-aikaista tarjoilijaa. Omistaja ja vuoropäällikkö hoitavat rekrytoinnin yhdessä.

Ennen ilmoitusta he kirjaavat kaksi pakollista vaatimusta: hygieniapassi ja mahdollisuus tehdä iltoja ja viikonloppuja. Plussaa ovat asiakaspalvelukokemus ja barista-taidot.

Kysymyksiä on viisi:

1. Onko sinulla hygieniapassi? (kyllä/ei)
2. Voitko tehdä iltoja ja viikonloppuja? (kyllä/ei)
3. Milloin voit aloittaa? (teksti)
4. Missä olet palvellut asiakkaita? (teksti)
5. Asiakas valittaa, että kahvi on kylmää ja jono on pitkä. Mitä teet? (teksti)

Videota ei käytetä, koska tekstivastaus kertoo tarpeeksi.

Hakuajan jälkeen hakemuksia on 40. Omistaja käy ensin läpi kaksi ensimmäistä kysymystä. Kahdeksalta puuttuu hygieniapassi tai iltavuorot eivät sovi, joten he menevät Ei tällä kertaa -pinoon.

Jäljelle jääneiden 32 hakijan avoimet vastaukset omistaja ja vuoropäällikkö lukevat kumpikin erikseen ja antavat tähdet. Sen jälkeen he vertaavat arvioitaan. Kuusi hakijaa saa molemmilta korkeat tähdet ja menee Jatkoon-pinoon. Kymmenen siirtyy Ehkä-pinoon, ja loput Ei tällä kertaa -pinoon.

Haastatteluun kutsutaan neljä. Kaksi Jatkoon-pinon hakijaa ehti jo ottaa toisen työn, ja Ehkä-pinosta nostetaan yksi lisää. Kaikki muut saavat lyhyen vastauksen samalla viikolla.

Esikarsintaan meni noin kaksi tuntia. Ilman sitä 40 hakemusta olisi pitänyt lukea CV:inä ja soittaa usealle hakijalle erikseen.

Esikarsinta jatkuvassa haussa

Jos haet työntekijöitä jatkuvasti, esimerkiksi keikkatyöhön tai isoon kauppaan, hakemuksia tulee pitkin vuotta. Silloin kannattaa sopia rytmi:

• Käy hakemukset läpi säännöllisesti, esimerkiksi kerran viikossa samana päivänä.
• Vastaa hakijoille samassa rytmissä. Jatkuvassa haussa hakija ei tiedä, milloin haku päättyy, joten nopea vastaus on vielä tärkeämpi.
• Pidä Ehkä-pino ajan tasalla. Jos joku on ollut siellä kuukausia, päätä, kutsutko hänet vai kerrotko, ettei paikkaa ole nyt tarjolla.
• Tarkista kysymykset aina välillä. Jos huomaat, että joku kysymys ei koskaan vaikuta päätökseen, poista se.

Jos hakijoita on vähän

Joskus hakemuksia tulee vain muutama. Älä silloin luovu pakollisista vaatimuksista, mutta mieti:

• Ovatko kaikki pakolliset oikeasti pakollisia? Voisiko jonkin kortin hankkia ennen aloitusta tai perehdytyksen aikana?
• Tavoittiko ilmoitus oikeat ihmiset? Kokeile toista kanavaa. Katso vinkit oppaasta Työpaikkailmoituksen kirjoittaminen.
• Onko hakeminen liian raskasta? Jos kysymyksiä on paljon tai ne vaativat pitkiä vastauksia, karsi niitä.
• Kerrotko palkan ja työajat? Epäselvä ilmoitus saa monen jättämään hakematta.

Yleisimmät virheet

Liikaa kysymyksiä. Kaksitoista kysymystä tuntuu perusteelliselta, mutta moni hyvä hakija jättää hakemuksen kesken. Pysy 4–7 kysymyksessä.

Kysymys, joka ei liity työhön. "Mitä harrastat?" voi tuntua viattomalta, mutta se ei auta valinnassa ja voi johtaa tietoihin, joita ei saa käyttää.

Video kaikkeen. Jos haluat tietää, onko hakijalla trukkikortti, kyllä/ei-kysymys on nopeampi kaikille.

Vaatimukset keksitään jälkikäteen. Jos päätät vasta hakemuksia lukiessa, mitä etsit, valinta perustuu helposti fiilikseen.

Ensivaikutelma ratkaisee. Ensimmäinen vahva hakemus nostaa riman tai laskee sen. Lue kaikki ennen kuin päätät.

Hakija jää ilman vastausta. Vastaamatta jättäminen jää mieleen ja kiertää puheissa, varsinkin pienellä paikkakunnalla.

Hakemukset jäävät säilöön. Hakijoiden tietoja ei saa säilyttää loputtomiin. Lue, mitä tietosuoja vaatii, artikkelista Hakijan tiedot ja GDPR.

Muistilista

Ennen ilmoitusta:

• Pakolliset vaatimukset kirjattu (2–4 kpl)
• Plussat kirjattu erikseen
• 4–7 kysymystä, jokainen liittyy johonkin vaatimukseen
• Jokaiselle kysymykselle sopiva vastaustapa; video vain, jos työ sitä vaatii
• Aikataulu ja yhteydenottotapa kerrottu ilmoituksessa

Kun hakemuksia tulee:

• Aika varattu läpikäynnille
• Ensin pakolliset vaatimukset, sitten avoimet vastaukset
• Hakijat lajiteltu pinoihin: Uudet, Ehkä, Jatkoon, Ei tällä kertaa
• Jokaisesta päätöksestä lyhyt perustelu
• Tiimi arvioi ensin erikseen, sitten yhdessä

Kun valinta on tehty:

• Haastattelukutsut lähetetty
• Kaikille muille vastattu
• Hakijoiden tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita

Jos haluat kokeilla, miltä esikarsinta näyttää hakijan silmin, kokeile hakemusta itse.

Tämä opas on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa. Tarkista ajantasainen laki lähteistä.

Lähteet

• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004 (Finlex)
• Yhdenvertaisuuslaki 1325/2014 (Finlex)
• Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta 609/1986 (Finlex)
• Usein kysyttyä: työelämä (Tietosuojavaltuutetun toimisto)