Käyttöehdot

1. Palveluntarjoaja ja soveltamisala

Pikahaastis-palvelun tarjoaa ATK-Anssi Oy, Y-tunnus 3212939-4, osoite Karhikatu, 20780 Kaarina. Näissä ehdoissa yhtiöstä käytetään nimitystä ”Pikahaastis” tai ”me”. Yleinen yhteysosoitteemme on info@pikahaastis.fi ja tietosuoja-asioiden yhteysosoite info+pikahaastisprivacy@xnssi.fi.

Palvelu on tarkoitettu Suomessa toimiville yrityksille ja muille organisaatioille niiden rekrytointiin. Suomessa toimiva yksityinen elinkeinonharjoittaja voi käyttää palvelua elinkeinotoimintaansa. Palvelua ei tarjota kuluttajille eikä ulkomaisille organisaatioille.

”Asiakas” tarkoittaa palvelua käyttävää organisaatiota tai elinkeinonharjoittajaa, ”käyttäjä” sen puolesta palveluun kirjautuvaa henkilöä ja ”hakija” asiakkaan rekrytointiin vastaavaa henkilöä. Asiakas vastaa antamiensa organisaatio- ja laskutustietojen oikeellisuudesta. Voimme pyytää tarpeellisen selvityksen asiakkaan organisaatiosta ja edustajan valtuuksista.

Sopimus syntyy asiakkaan ja ATK-Anssi Oy:n välille, kun asiakkaan puolesta toimiva käyttäjä hyväksyy nämä ehdot ja ottaa palvelun käyttöön. Tilauksen maksuvelvollisuus kuuluu asiakkaalle, ei sen työntekijälle yksityishenkilönä.

Sivun lopussa oleva henkilötietojen käsittelysopimus on osa sopimusta. Henkilötietojen käsittelyssä käsittelysopimus on ensisijainen muihin ehtoihin nähden. Erillinen kirjallinen asiakassopimus syrjäyttää näitä ehtoja vain siltä osin kuin siitä on nimenomaisesti sovittu. Pakottavaa lainsäädäntöä sovelletaan aina.

Hakija ei tule tämän sopimuksen osapuoleksi vastaamalla rekrytointiin.

2. Mitä palvelu tekee

Pikahaastis on verkkopalvelu hakijoiden esikarsintaan. Asiakas laatii rekrytoinnin ja kysymykset, jakaa hakulinkin ja käy hakijoiden vastaukset läpi oman tiiminsä kanssa. Vastaukset voivat olla kyllä–ei-vastauksia, valintoja, tekstiä, liitetiedostoja tai selaimessa tallennettuja videoita.

Pikahaastis ei julkaise asiakkaan työpaikkailmoituksia muihin palveluihin, tee rekrytointipäätöksiä eikä lähetä valinta- tai hylkäysviestejä asiakkaan puolesta. Asiakas hoitaa hakijaviestinnän ja rekrytoinnin jatkovaiheet itse.

Emme käytä hakemuksiin tekoälyä tai automaattista soveltuvuusarviointia emmekä välitä hakemustietoja tekoälypalveluille. Tiimin käyttäjät voivat itse luokitella hakijoita, antaa tähtiarvioita ja kirjoittaa muistiinpanoja. Videoiden tekninen tiedostomuunnos ei ole soveltuvuusarviointia.

Palvelun kysymysmallit ja ohjeet ovat yleisiä ehdotuksia, eivät oikeudellista neuvontaa. Asiakas tarkistaa kysymykset, vastaustavat ja kieliversiot omaan rekrytointiinsa sopiviksi.

3. Käyttäjät ja käyttöoikeudet

Käyttäjä kirjautuu sähköpostiin lähetettävällä koodilla tai Google-kirjautumisella. Asiakas ja käyttäjä huolehtivat sähköpostitilinsä, kirjautumisvälineidensä ja laitteidensa suojaamisesta. Tunnuksia tai hakijan henkilökohtaisia linkkejä ei saa luovuttaa sivullisille. Epäillystä luvattomasta käytöstä ilmoitetaan viipymättä osoitteeseen info@pikahaastis.fi.

Asiakkaan ylläpitäjä hallitsee tiimiä, rekrytointeja, asetuksia ja tilausta. Sekä ylläpitäjät että jäsenet näkevät organisaation hakemukset, vastaukset, videot ja liitetiedostot ja voivat viedä rekrytoinnin tiedot CSV-tiedostona. Palvelussa ei ole rekrytointikohtaisia käyttöoikeusrajauksia.

Asiakas antaa pääsyn vain henkilöille, joiden tehtävät sitä edellyttävät, ja poistaa tarpeettomat käyttöoikeudet viipymättä. Jos asiakas tarvitsee tarkempaa erottelua, se ei saa kiertää tarvetta yhteisellä tiimillä.

Olemassa oleva Pikahaastiksen käyttäjä voidaan lisätä tiimiin ilman erillistä hyväksymistä. Uuden käyttäjän kutsu on voimassa 30 päivää. Asiakas vastaa siitä, että kutsu menee oikealle henkilölle ja että tällä on tarve käyttöoikeuteen. Tiimistä poistaminen ei poista käyttäjän aiempia arvioita tai muistiinpanoja; käyttäjätilin poistamisen vaikutukset kerrotaan kohdassa 8.

4. Kokeilu, tilaus ja hinnat

Uusi asiakasorganisaatio saa seitsemän päivän maksuttoman kokeilun. Kokeilu ei edellytä maksukorttia eikä muutu maksulliseksi itsestään. Sama asiakas saa yhden kokeilun, ellei toisin sovita. Uusien organisaatioiden tai käyttäjätilien luominen kokeilun toistamiseksi tai käyttörajojen kiertämiseksi on kielletty.

Tilauksen hinta on 39 euroa kuukaudessa tai 390 euroa vuodessa ilman arvonlisäveroa. Hintaan lisätään arvonlisävero. Kokonaishinta ja laskutusjakso näytetään ennen tilauksen vahvistamista.

Tilaus on organisaatiokohtainen, eikä käyttäjistä veloiteta erikseen. Tilauksessa ja kokeilussa voi olla enintään kymmenen rekrytointia auki samanaikaisesti. Suuremmasta käytöstä sovitaan erikseen osoitteessa info@pikahaastis.fi. Palvelua ei saa jälleenmyydä ilman kirjallista lupaa.

Tilaus uusiutuu valitun kuukausi- tai vuosijakson mukaan, kunnes se irtisanotaan. Maksut käsitellään korttimaksuina Stripen kautta. Kortin, laskutustietojen ja laskutusvälin hallinta tapahtuu palvelun Tilaus-sivulta, ja laskutusvälin muutoksen vaikutus veloituksiin näytetään muutoksen yhteydessä. Stripe lähettää kuitit ja tiedot epäonnistuneista maksuista laskutussähköpostiin.

Kokeilun väärinkäyttö voi johtaa kokeilun päättämiseen tai käytön rajoittamiseen kohdan 11 mukaisesti. Se ei oikeuta takautuvaan veloitukseen ilman sopimusta.

5. Irtisanominen ja maksujen palautukset

Asiakas voi irtisanoa tilauksen palvelun Tilaus-sivulta. Tilaus päättyy jo maksetun laskutuskauden lopussa. Irtisanominen ei poista organisaatiota tai sen tietoja.

Jos ylläpitäjä poistaa koko organisaation, tilaus päättyy heti ja tiedot poistetaan kohdan 8 mukaisesti.

Asiakkaan irtisanomisen, käyttämättä jättämisen tai organisaation poistamisen vuoksi maksuja ei palauteta kesken jäävältä laskutuskaudelta. Jos Pikahaastis lopettaa palvelun tai päättää asiakkaan sopimuksen muusta syystä kuin asiakkaan olennaisen sopimusrikkomuksen vuoksi ennen maksetun kauden loppua, palautamme käyttämätöntä aikaa vastaavan osuuden.

Suhteellinen palautus koskee myös tilannetta, jossa asiakas päättää sopimuksen kohdassa 12 tarkoitetun olennaisesti epäedullisen muutoksen vuoksi tai käsittelysopimuksen kohdan L5 mukaisen ratkaisemattoman vastustuksen vuoksi ennen muutoksen voimaantuloa. Palautus ei ole vahingonkorvausta eikä kuluta kohdan 13 vastuun enimmäismäärää.

6. Kun kokeilu tai tilaus on päättynyt

Kokeilun tai tilauksen päätyttyä asiakas ei voi luoda, avata tai kopioida rekrytointeja. Jo avautuneet hakemukset pysyvät luettavissa säilytysaikojen ja kohdan 8 poistosääntöjen rajoissa. Rekrytointeja voi edelleen muokata, sulkea ja poistaa.

Avoimiin rekrytointeihin voi tämän jälkeen yhä saapua hakemuksia. Ne tallennetaan lukittuina: tiimi näkee hakijan nimen ja saapumispäivän mutta ei yhteystietoja tai vastauksia. Ilmoitamme ylläpitäjille sähköpostitse, kun kokeilu tai tilaus on päättynyt ja rekrytointeja on auki. Avoimet rekrytoinnit suljetaan automaattisesti 14 päivän kuluttua ilmoituksesta, ellei tilausta ole aloitettu.

Tilauksen aloittaminen avaa lukitut hakemukset, joita ei ole jo poistettu. Kerran avautuneet hakemukset eivät lukkiudu uudelleen.

Asiakas ei saa jatkaa hakemusten vastaanottamista hakijoita harhaanjohtavalla tavalla. Käytön rajoittuminen ei estä tietosuojapyyntöjen käsittelyä eikä käsittelysopimuksen mukaista tietojen palauttamista.

7. Asiakkaan vastuut ja sallittu käyttö

Asiakas vastaa työpaikkailmoituksistaan, kysymyksistään, rekrytointipäätöksistään ja palveluun lisäämästään aineistosta sekä oman henkilötietojen käsittelynsä lainmukaisuudesta. Asiakkaalla tulee olla oikeudet palveluun lisäämiinsä teksteihin ja logoihin. Hakusivu näkyy kaikille, joilla on linkki, ja logo tallennetaan julkiseen verkko-osoitteeseen.

Asiakas kerää vain tehtävän kannalta tarpeellisia tietoja. Palvelua ei ole tarkoitettu terveystietojen, rikostaustatietojen, henkilötunnusten, henkilöllisyysasiakirjojen tai muiden erityistä suojaa vaativien tietojen keräämiseen, eikä niitä saa pyytää palvelussa ilman erikseen tehtyä kirjallista sopimusta. Videovastausta ei saa käyttää terveydentilan, etnisen alkuperän tai muiden erityisten tietojen arvioimiseen. Jos hakija lähettää oma-aloitteisesti tarpeettomia tietoja, asiakas huolehtii niiden poistamisesta.

Hakijoille annettavat tiedot. Asiakas on hakijatietojen rekisterinpitäjä ja vastaa siitä, että hakijat saavat lain edellyttämät tiedot käsittelystä viimeistään tietoja kerättäessä. Tätä varten Pikahaastis laatii jokaiselle rekrytoinnille asiakkaan antamien tietojen perusteella tietosuojailmoituksen, joka näytetään hakijalle ennen yhteystietojen keräämistä. Asiakas antaa ilmoitusta varten virallisen nimensä, Y-tunnuksensa ja tietosuoja-asioiden yhteysosoitteensa palvelun Yritys-sivulla, tarkistaa ilmoituksen ja vastaa siitä, että se vastaa sen todellista käsittelyä.

Jos asiakkaan käsittely poikkeaa valmiista ilmoituksesta, asiakas antaa oman tietosuojaselosteensa linkin Yritys-sivulla tai täydentää tiedot rekrytoinnin kuvaukseen. Näin on esimerkiksi silloin, kun asiakas on julkinen työnantaja, käyttää muuta käsittelyperustetta, käyttää hakemuksia myös muihin rekrytointeihin tai rekrytoi toisen työnantajan lukuun. Pelkkä yhteyshenkilön mainitseminen työpaikkailmoituksessa ei korvaa näitä tietoja.

Asiakas arvioi videovastauksen tarpeellisuuden ja huolehtii yhdenvertaisuudesta sekä tarvittavista kohtuullisista mukautuksista. Palvelussa ei ole videokysymykselle sisäänrakennettua teksti- tai äänivaihtoehtoa, joten tarvittava vaihtoehtoinen hakutapa järjestetään palvelun ulkopuolella. Asiakas huolehtii myös alaikäisiin hakijoihin liittyvistä velvoitteistaan.

Palvelua ei saa käyttää syrjintään, petoksiin, häirintään, tietojen luvattomaan hankintaan, hakemustietojen mainoskäyttöön, haittaohjelmien levittämiseen tai palvelun turvallisuuden vaarantamiseen.

Rekrytointi toisen työnantajan lukuun. Asiakas voi käyttää palvelua myös toimeksiantajansa rekrytointiin. Tällöin asiakas vastaa siitä, että sillä on toimeksiantajalta tarvittavat valtuudet, mukaan lukien lupa käyttää Pikahaastista alikäsittelijänä, ja että hakijoille kerrotaan todellinen rekisterinpitäjä. Pikahaastis käsittelee tietoja asiakkaan ohjeiden mukaan käsittelysopimuksen ehdoin. Eri toimeksiantajien tietoja ei saa yhdistää tiimiin, jonka jäsenillä ei ole oikeutta kaikkiin tietoihin.

Asiakas vastaa palvelusta viemistään CSV-tiedostoista, lataamistaan liitteistä ja muista omista kopioistaan: niiden suojaamisesta, käytöstä ja säilytysajoista.

8. Tietojen säilyttäminen ja poistaminen

Asiakas valitsee hakemuksille 3, 6, 12 tai 24 kuukauden säilytysajan. Uuden organisaation oletus on 24 kuukautta. Se on palvelun asetus, ei lakisääteinen säilytysvelvollisuus tai takuu kaikkien oikeudellisten tarpeiden kattamisesta.

Määräaikaisessa rekrytoinnissa säilytysaika lasketaan rekrytoinnin sulkemisesta, ja hakemukset säilytetään myös haun ajan. Jatkuvassa rekrytoinnissa aika lasketaan kunkin hakemuksen lähettämisestä. Keskeneräinen hakemus poistetaan seitsemän toimettoman päivän jälkeen tai rekrytoinnin sulkeuduttua. Poistot tehdään päivittäisessä poistoajossa, tavallisesti 24 tunnin kuluessa siitä, kun poiston peruste täyttyy.

Hakuajan jatkaminen tai suljetun rekrytoinnin avaaminen uudelleen siirtää säilytysajan laskentaa. Asiakas ei saa käyttää näitä toimintoja säilytysajan perusteettomaan pidentämiseen. Organisaation oletusajan muuttaminen ei muuta aiempien rekrytointien säilytysaikaa.

Hakija voi poistaa lähettämänsä hakemuksen vahvistusviestin henkilökohtaisesta linkistä tunnistautumisen jälkeen. Ylläpitäjä voi poistaa hakemuksen, rekrytoinnin tai koko organisaation. Asiakas hyväksyy nämä toiminnot ja jäljempänä kuvatut automaattiset poistot ennalta annetuiksi ohjeikseen, eikä hakijan oma poisto edellytä asiakkaan hyväksyntää kussakin tapauksessa.

Poisto kattaa hakemuksen yhteystiedot, vastaukset, liitteet, videot sekä siihen liittyvät arviot, muistiinpanot ja vaihehistorian. Poistoa ei voi perua. Jo lähetettyjen sähköpostien, asiakkaan omien kopioiden, teknisten lokien ja varmuuskopioiden käsittely kerrotaan tietosuojaselosteessa ja käsittelysopimuksen kohdassa L9.

Palvelussa ei ole arkistointia tai säilytyslukitusta, joka estäisi hakijan oman poiston. Jos asiakkaan on säilytettävä tietoja hakijan poistosta riippumatta, sen on järjestettävä säilytys muualla. Jos tuomioistuimen määräys tai muu pakottava vaatimus edellyttää tietojen säilyttämistä tai käsittelyn rajoittamista, asiakas ilmoittaa siitä meille viipymättä.

Kun organisaatiolla ei ole ollut kokeilua tai tilausta 12 kuukauteen, organisaatio ja sen tiedot poistetaan. Ylläpitäjille ilmoitetaan poistosta sähköpostitse vähintään 30 päivää etukäteen. Tilauksen aloittaminen ennen poistopäivää estää poiston. Organisaation poisto voi lyhentää hakemusten valittua säilytysaikaa; asiakas voi pyytää tallessa olevat tietonsa ennen poistopäivää käsittelysopimuksen kohdan L9 mukaisesti. CSV-vienti ei sisällä videoita eikä liitteitä.

Käyttäjän oman tilin poistaminen poistaa hänen tähtiarvionsa ja muistiinpanonsa kaikista organisaatioista. Jos käyttäjä on organisaation ainoa jäsen, myös organisaatio poistetaan. Organisaation ainoan ylläpitäjän on ensin nimettävä toinen ylläpitäjä, jos organisaatiossa on muita jäseniä.

9. Oikeudet aineistoon ja luottamuksellisuus

Palvelun ohjelmistoon, nimeen, ulkoasuun ja Pikahaastiksen laatimiin aineistoihin liittyvät oikeudet kuuluvat ATK-Anssi Oy:lle tai sen oikeudenhaltijoille. Asiakas saa sopimuksen ajaksi oikeuden käyttää palvelua sovittuun tarkoitukseen.

Asiakkaan ja hakijoiden aineiston oikeudet eivät siirry Pikahaastikselle. Asiakas antaa meille palvelun toimittamiseen tarvittavan oikeuden tallentaa, käsitellä, näyttää, teknisesti muuntaa ja välittää aineistoa. Hakemuksia ei käytetä mainontaan, mainosyleisöjen muodostamiseen eikä tekoälymallien kouluttamiseen.

Osapuolet käyttävät toisiltaan saamiaan luottamuksellisia tietoja vain sopimuksen toteuttamiseen eivätkä luovuta niitä sivullisille. Velvollisuus ei koske julkista tietoa, muualta laillisesti saatua tietoa eikä itsenäisesti kehitettyä tietoa. Lakiin perustuva luovutus on sallittu tarvittavassa laajuudessa. Hakusivulla julkaistava rekrytointiaineisto ei ole luottamuksellista.

10. Saatavuus, tuki ja häiriöt

Ylläpidämme palvelua huolellisesti ja käytämme riskiin nähden asianmukaisia suojaustoimia. Emme takaa keskeytyksetöntä tai virheetöntä toimintaa. Katkoksia voi aiheutua huolloista, teknisistä häiriöistä ja tietoliikenneyhteyksistä. Palvelulle ei luvata tiettyä käytettävyysprosenttia tai tuen vasteaikaa. Tukea annetaan sähköpostitse suomeksi osoitteessa info@pikahaastis.fi. Palvelun tila näkyy sivulla /tila.

Asiakas vastaa omista laitteistaan ja verkkoyhteyksistään. Saatavuutta koskeva rajaus ei poista tietosuoja-, tietoturva-, palautus- tai poistovelvoitteitamme.

Osapuoli ei vastaa viivästyksestä, joka johtuu sen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolisesta esteestä, jota se ei kohtuudella voinut ennakoida tai välttää. Esteestä ilmoitetaan viipymättä. Tavallinen ohjelmistovirhe tai alihankkijan häiriö ei yksin ole tällainen este.

11. Käytön rajoittaminen ja sopimuksen päättäminen

Voimme rajoittaa palvelun käyttöä, poistaa lainvastaista aineistoa tai päättää kokeilun, jos se on tarpeen väärinkäytön, olennaisen sopimusrikkomuksen, tietoturvauhan tai lainvastaisen toiminnan vuoksi. Voimme rajoittaa käyttöä myös, jos on perusteltu syy epäillä, etteivät kohdan 1 edellytykset täyty.

Kerromme rajoituksesta ja sen syystä asiakkaalle ja annamme tilanteeseen sopivan mahdollisuuden korjata asia. Kiireellinen suojaustoimi voidaan tehdä heti. Rajoitus kohdistetaan vain tarpeelliseen aineistoon, tiliin tai organisaatioon. Emme tarkasta kysymyksiä tai muuta sisältöä etukäteen.

Kumpikin osapuoli voi päättää sopimuksen, jos toinen rikkoo sitä olennaisesti eikä korjaa rikkomusta kohtuullisessa ajassa kirjallisen huomautuksen jälkeen. Vakavan rikkomuksen vuoksi sopimuksen voi päättää heti. Jos asiakas ei täytä kohdan 1 edellytyksiä eikä tilannetta voida korjata, voimme päättää sopimuksen ja poistaa organisaation.

Voimme päättää palvelun tarjoamisen asiakkaalle myös ilman syytä ilmoittamalla siitä vähintään 30 päivää etukäteen. Käyttämättömän ennakkomaksun palautukseen sovelletaan kohtaa 5. Asiakkaan oikeus saada tietonsa ennen poistamista turvataan. Käsittelysopimus on voimassa niin kauan kuin käsittelemme asiakkaan henkilötietoja.

12. Muutokset hintoihin, palveluun ja ehtoihin

Kehitämme palvelua ja voimme muuttaa sen toimintoja. Asiakkaan asemaa olennaisesti heikentävistä palvelumuutoksista sekä hintojen ja ehtojen olennaisista muutoksista ilmoitetaan ylläpitäjille sähköpostitse vähintään 30 päivää ennen voimaantuloa.

Hinnanmuutos ei koske jo maksettua laskutuskautta, vaan uutta hintaa sovelletaan aikaisintaan ilmoitusajan jälkeen alkavaan kauteen. Asiakas voi irtisanoa tilauksen ennen uuden hinnan voimaantuloa. Jos muutos on asiakkaalle olennaisesti epäedullinen, asiakas voi päättää sopimuksen ennen muutoksen voimaantuloa, ja ennakkomaksut käsitellään kohdan 5 mukaisesti. Lain tai välittömän turvallisuusriskin edellyttämä muutos voidaan tehdä nopeammin.

Uusien ehtojen hyväksymistä pyydetään palvelussa, ja hyväksytty ehtoversio ja ajankohta tallennetaan. Muutoksia ei sovelleta takautuvasti. Tietosuojaselosteen muuttaminen ei itsessään anna uutta käyttötarkoitusta tai käsittelyperustetta.

Palveluviestit lähetetään ylläpitäjien sähköpostiosoitteisiin. Asiakas pitää osoitteet ajan tasalla.

13. Vastuu, sovellettava laki ja erimielisyydet

Kumpikin osapuoli vastaa omista velvoitteistaan. Asiakas vastaa rekrytoinnistaan, kysymyksistään, päätöksistään, käyttäjiensä valtuuttamisesta ja omasta henkilötietojen käsittelystään. Pikahaastis vastaa palvelustaan ja käsittelijän velvoitteistaan. Emme takaa hakijamäärää, rekrytoinnin onnistumista tai hakijoiden antamien tietojen oikeellisuutta.

Välilliset vahingot. Pikahaastis ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten saamatta jääneestä voitosta, liikevaihdon menetyksestä, menetetystä liiketoimintamahdollisuudesta tai toiminnan keskeytymisestä. Kohtuulliset välittömät tietojen palautuskulut eivät ole välillisiä vahinkoja.

Vastuun enimmäismäärä. Pikahaastiksen yhteenlaskettu vahingonkorvausvastuu asiakkaalle kutakin sopimusvuotta kohden on enintään kyseiseltä sopimusvuodelta maksettujen arvonlisäverottomien palvelumaksujen määrä tai 500 euroa, sen mukaan kumpi on suurempi. Sopimusvuosi on sopimuksen alkamisesta laskettava 12 kuukauden jakso. Vahinko kohdistetaan sopimusvuoteen, jonka aikana vahingon aiheuttanut teko tai laiminlyönti tapahtui. Samaan tapahtumasarjaan perustuvat vaatimukset käsitellään yhtenä kokonaisuutena.

Poikkeukset. Vastuunrajoitukset eivät koske tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutettua vahinkoa, henkilövahinkoa eikä vastuuta, jota ei voi pakottavan lain mukaan rajoittaa. Ne eivät rajoita rekisteröidyn tietosuoja-asetuksen 82 artiklan mukaisia oikeuksia eikä viranomaisen toimivaltaa. Sopimuksen mukaiset maksunpalautukset eivät kuulu enimmäismäärän piiriin.

Asiakkaan vastuulle kuuluvat vaatimukset. Asiakas korvaa Pikahaastikselle välittömät vahingot ja kohtuulliset puolustautumiskulut siltä osin kuin kolmannen osapuolen perusteltu vaatimus johtuu asiakkaan sopimuksen- tai lainvastaisesta aineistosta tai toiminnasta. Ilmoitamme vaatimuksesta asiakkaalle viipymättä emmekä tee asiakkaan vastuuta lisäävää sovintoa ilman sen hyväksyntää. Asiakas ei vastaa Pikahaastiksen omasta rikkomuksesta.

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan neuvottelemalla, ja muutoin ne ratkaistaan Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa.

Liite: henkilötietojen käsittelysopimus

Tämä liite on osa käyttöehtoja ja täyttää tietosuoja-asetuksen 28 artiklan vaatimukset.

L1. Osapuolet ja käsittelyn kohde

Asiakas on rekrytointiaineiston rekisterinpitäjä. ATK-Anssi Oy käsittelee henkilötietoja asiakkaan lukuun henkilötietojen käsittelijänä.

Käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa rekrytointikyselyt ja hakemusten käsittely. Käsittely kattaa hakemusten vastaanottamisen, tallentamisen, järjestämisen, tiimille näyttämisen, videoiden teknisen muuntamisen, hakijalle lähetettävät viestit, hakijan tietosuojailmoituksen laatimisen asiakkaan tiedoista, palauttamisen ja poistamisen.

Rekisteröityjä ovat hakijat sekä arviointien tekijöinä asiakkaan käyttäjät. Käsiteltäviä tietoja ovat hakijan nimi, sähköposti, puhelinnumero, kieli, vastaukset, liitetiedostot, videot (kuva ja ääni), aikaleimat, tekniset tunnisteet sekä luokittelut, arviot, muistiinpanot ja niiden historia.

Erityisiin henkilötietoryhmiin sovelletaan käyttöehtojen kohdan 7 rajausta. Tämä liite ei koske ATK-Anssi Oy:n omaa asiakas-, laskutus-, yhteydenotto- ja tietoturvakäsittelyä, joka kerrotaan tietosuojaselosteessa.

L2. Ohjeet ja kesto

Käsittelemme tietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeita ovat tämä sopimus, asiakkaan palvelussa tekemät valinnat ja kirjallisesti annetut ohjeet. Hakemuksia ei käytetä Pikahaastiksen omiin tarkoituksiin, markkinointiin tai tekoälyn kouluttamiseen.

Asiakas ohjeistaa toteuttamaan käyttöehtojen kohdan 8 säilytysajat, automaattiset poistot, hakijan oman poiston, ylläpitäjän poistot ja käyttäjätilin poistamisen vaikutukset. Hakijan oma poisto voi estää tietojen myöhemmän käytön asiakkaan oikeudellisessa asiassa.

Jos ohje on mielestämme lainvastainen, ilmoitamme siitä asiakkaalle viipymättä. Käsittely jatkuu niin kauan kuin tietoja säilytetään käyttöehtojen mukaisesti.

L3. Salassapito

Henkilötietoja käsittelevät vain tehtävänsä vuoksi valtuutetut henkilöt, joita sitoo salassapitovelvollisuus. Pääsy tuotantotietoihin rajataan palvelun toimittamisen, ylläpidon, tuen ja tietoturvan edellyttämään tarpeeseen. Asiakas vastaa omien käyttäjiensä oikeuksista ja ohjeistuksesta.

L4. Suojaustoimet

Käytämme käsittelyn riskiin nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojaustoimia. Niitä ovat muun muassa:

• henkilökohtainen kirjautuminen sähköpostikoodilla tai Googlella, koodien tallentaminen tiivisteinä, lyhyet voimassaoloajat ja yritysmäärien rajoitus
• organisaatioiden tietojen erottelu ja käyttöoikeuksien tarkistus palvelimella
• hakijoiden liitteiden ja videoiden tallennus ilman julkisia verkko-osoitteita sekä hakijan linkin varmistus sähköpostikoodilla uudessa selaimessa
• salattu HTTPS-yhteys, lomakkeiden väärentämissuoja sekä botti- ja väärinkäytöntorjunta
• palvelimen ylläpito vain SSH-avaimin, ohjelmistojen säännölliset päivitykset ja lokien 14 päivän säilytys
• salatut varmuuskopiot EU:ssa, enintään 30 päivää, ja palautuksen jälkeen aiempien poistojen toteuttaminen uudelleen

Tietokanta, videot ja liitteet säilytetään Hetznerin palvelimella Helsingissä. Voimme muuttaa suojaustoimia, kunhan suojan taso ei heikkene.

L5. Alikäsittelijät

Asiakas antaa yleisen luvan käyttää alla lueteltuja alikäsittelijöitä. Teemme niiden kanssa sopimukset, joissa edellytetään vastaavia tietosuojavelvoitteita, ja vastaamme niiden toiminnasta asiakkaalle.

Alikäsittelijä	Tehtävä	Sijainti
Hetzner Online GmbH, Saksa	Palvelin: tietokanta, liitteet ja videot	Helsinki, Suomi
Mailjet SAS (Sinch), Ranska	Hakijoille lähetettävät sähköpostit	EU (Saksa ja Belgia)
Cloudflare, Inc., Yhdysvallat	Varmuuskopiot (EU-alueelle rajattu tallennus) ja bottitarkistus	EU; bottitarkistus maailmanlaajuinen
Laravel Holdings Inc., Yhdysvallat	Palvelimen hallinta ja julkaisut (Forge), tekninen pääsy palvelimelle	Yhdysvallat
Google Cloud EMEA Limited, Irlanti	Asiakaspalvelun sähköposti, jos hakemustietoja lähetetään meille	EU ja muut Googlen sijainnit

Ilmoitamme uusista tai vaihtuvista alikäsittelijöistä vähintään 30 päivää etukäteen. Asiakas voi vastustaa muutosta tietosuojaan liittyvällä perustellulla syyllä. Jos emme löydä ratkaisua, asiakas voi päättää sopimuksen ennen muutosta, ja käyttämätön ennakkomaksu palautetaan kohdan 5 mukaisesti.

L6. Siirrot EU:n ulkopuolelle

Siirrämme tai annamme pääsyn henkilötietoihin ETA:n ulkopuolelle vain tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisesti. Laravel Holdings Inc. ja Cloudflare, Inc. ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen, ja Cloudflaren sopimukseen sisältyvät lisäksi EU:n mallisopimuslausekkeet. Mailjetin alikäsittelijöiden siirrot perustuvat mallisopimuslausekkeisiin tai tietosuojakehykseen. Lisätietoja saa osoitteesta info+pikahaastisprivacy@xnssi.fi.

L7. Hakijoiden oikeudet ja avustaminen

Välitämme meille tulleen asiakkaan hakijatietoja koskevan pyynnön asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä. Emme päätä asiakkaan puolesta käsittelyperusteesta tai hakijan oikeuksien rajoittamisesta.

Avustamme asiakasta tarkastus-, oikaisu-, poisto-, rajoittamis-, vastustamis- ja siirtopyynnöissä sekä tietoturvaan, tietoturvaloukkauksiin ja vaikutustenarviointeihin liittyvissä asioissa käsittelyn luonteen ja käytettävissämme olevien tietojen mukaan. Tavanomainen avustaminen ja tietojen palauttaminen vakiomuodossa kuuluvat hintaan. Tavanomaista laajemmasta työstä voidaan sopia erikseen etukäteen.

L8. Tietoturvaloukkaukset

Ilmoitamme asiakkaan henkilötietoihin kohdistuvasta tietoturvaloukkauksesta asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä saatuamme sen tietoomme. Kerromme, mitä tapahtui, mitä tietoja ja henkilöitä se koskee, arvioidut seuraukset ja tekemämme toimet. Tietoja voidaan täydentää vaiheittain. Asiakas arvioi rekisterinpitäjänä ilmoitukset viranomaiselle ja rekisteröidyille.

L9. Tietojen palauttaminen ja poistaminen

Kun käsittely päättyy, palautamme tai poistamme henkilötiedot asiakkaan valinnan mukaan, ellei laki edellytä säilyttämistä. Tämä ei palauta jo aiemmin ohjeiden mukaan poistettuja tietoja.

Asiakas voi pyytää tallessa olevat hakemukset, arviot, videot ja liitteet osoitteesta info+pikahaastisprivacy@xnssi.fi. Toimitamme ne yleisesti käytettävässä muodossa turvallista kanavaa käyttäen pyytäjän valtuudet tarkistaen. Myös lukitut hakemukset palautetaan, eikä palautus edellytä tilauksen ostamista. Ennen poistopäivää tullut pyyntö käsitellään niin, ettei aineisto poistu ennen toimitusta.

Poistetut tiedot voivat säilyä salatuissa varmuuskopioissa enintään 30 päivää. Varmuuskopioita käytetään vain häiriöistä palautumiseen. Jos varmuuskopio palautetaan, toteutamme sen jälkeen tehdyt poistot uudelleen ennen kuin palvelu otetaan käyttöön.

L10. Tarkastukset

Annamme asiakkaalle tiedot, joita se tarvitsee osoittaakseen velvoitteiden noudattamisen, ja mahdollistamme asiakkaan tai sen valtuuttaman riippumattoman tarkastajan tarkastukset. Tarkastus tehdään ensisijaisesti asiakirjojen ja etäselvitysten avulla. Muista tarkastuksista sovitaan kohtuullinen ennakkoilmoitus, laajuus ja salassapito. Muiden asiakkaiden tietoja tai palvelun salaisuuksia ei luovuteta. Asiakas vastaa valitsemansa tarkastajan kustannuksista.